Für die Rechtssicherheit Ihrer Verträge spielt der Unterschied zwischen fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur eine zentrale Rolle, da die falsche Wahl einen Vertrag rechtlich unwirksam machen kann. Mit der FES decken Sie den Großteil aller formfreien Verträge zuverlässig ab. Die QES ersetzt als einziges elektronisches Signaturlevel die handschriftliche Unterschrift vollständig und ist bei bestimmten Dokumenten wie befristeten Arbeitsverträgen gesetzlich vorgeschrieben.
Der Begriff “elektronische Signatur” umfasst alle elektronischen Daten, die als digitale Unterschrift zur Bestätigung des Inhalts eines elektronischen Dokuments dienen. Die europäische eIDAS-Verordnung schafft hierfür die rechtliche Grundlage: Sie ordnet elektronische Signaturen in drei Signaturniveaus ein:
Die verschiedenen Signaturstufen ermöglichen es Unternehmen, Freigabe- und Vertrags-Workflows flexibel zu gestalten. Je nach Dokumentenart und gesetzlicher Vorgabe greifen Sie präzise auf das jeweils erforderliche Sicherheitsniveau zurück.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) versiegelt Dokumente kryptografisch, wodurch jede nachträgliche Änderung sofort erkennbar ist. Um sicherzustellen, dass die richtige Person das Dokument unterschreibt, erfolgt die Identitätsprüfung über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (z. B. per SMS-Code). Die FES ist eine schlanke Signaturmethode mit einem hohen Sicherheitsniveau. Sie eignet sich deshalb für eine Vielzahl von geschäftlichen Dokumenten.
Typische Anwendungsfälle der FES:
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ersetzt die klassische handschriftliche Unterschrift rechtssicher beim digitalen Vertragsabschluss. Technisch erfordert das Verfahren ein Zertifikat eines staatlich geprüften Vertrauensdiensteanbieters (VDA). Das Zertifikat wird nach der Identitätsprüfung per Video-Ident oder über die Online-Ausweisfunktion (eID) des Personalausweises ausgestellt.
Als einzige der digitalen Varianten erfüllt diese Form die gesetzliche Schriftform (§ 126a BGB).
Typische Anwendungsfälle der QES:
Bei der digitalen Unterzeichnung von Verträgen und Vereinbarungen stellt sich meist unmittelbar die Frage, ob die fortgeschrittene elektronische Signatur ausreicht oder ob die qualifizierte elektronische Signatur gesetzlich erforderlich ist.
Die folgende Tabelle zeigt Ihnen alle Unterschiede der beiden Signaturniveaus:
| Kriterium | FES | QES |
| Identitätsprüfung | Identifikation des Unterzeichners mittels Authentifizierung (z. B. per SMS-TAN oder E-Mail-Verifizierung) | Einmalige, behördlich anerkannte Erstidentifizierung über einen Vertrauensdiensteanbieter (z. B. per Video-Ident oder Online-Ausweis) |
| Zertifikat | Elektronisches Zertifikat des jeweiligen Systemanbieters im Auftrag des Unterzeichners | Qualifiziertes Zertifikat eines staatlich regulierten Vertrauensdiensteanbieters (VDA) |
| Technische Erstellung | Integritätsschutz und Signatur über die Signatur-Plattformen | Erstellung über eine qualifizierte Signaturerstellungseinheit (hochgesicherte Cloud- oder Hardware-Umgebung) |
| Rechtliche Wirkung | Hohe Beweiskraft im Streitfall, bei Zweifeln müssen Sie die Echtheit der Unterschrift jedoch selbst beweisen | Volle gesetzliche Schriftformäquivalenz nach § 126a BGB sowie Beweislastumkehr vor Gericht |
Welche Sicherheitsstufe für die digitale Signatur erforderlich ist, richtet sich nach den rechtlichen Vorgaben und dem Risiko des jeweiligen Dokuments. Die einfache elektronische Signatur eignet sich nur für unkritische Vorgänge, bei denen ein hohes Vertrauen in die unterzeichnende Person besteht. Für formfreie Verträge und Vereinbarungen wie Angebote oder Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) empfiehlt sich daher die fortgeschrittene elektronische Signatur.
Verlangt der Gesetzgeber jedoch explizit die Schriftform, ist der Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur zwingend erforderlich. Typische Beispiele hierfür sind befristete Arbeitsverträge oder Verbraucherdarlehen. Ohne die QES ist die Vereinbarung in diesen Fällen rechtlich unwirksam.
Diese Übersicht zeigt Ihnen, welche Variante für Ihre Dokumente passt:
| Dokumentenart / Formvorschrift | Empfohlene Signatur | Gültige Alternativen |
|
Formfreie Dokumente |
FES | QES |
|
Gesetzliche Schriftform |
QES | Keine |
Elektronische Signaturen eignen sich für einen Großteil geschäftlicher Dokumente. Nur in wenigen gesetzlich geregelten Ausnahmefällen ist weiterhin die Schriftform auf Papier oder eine notarielle Beurkundung erforderlich. Dazu zählen insbesondere Dokumente, bei denen der Gesetzgeber besondere Anforderungen an die Rechtssicherheit stellt. Eine digitale Unterschrift führt hier direkt zur Rechtsunwirksamkeit:
Für das elektronische Unterzeichnen ist eine passende Signatur-Software erforderlich. Innerhalb dieser Software lässt sich flexibel entscheiden, welche Signaturstufe für das jeweilige Dokument benötigt wird. So unterschreiben Sie digital:
Bei Fragen zur Einführung elektronischer Signaturen hilft Ihnen unser Team in einem unverbindlichen Gespräch gerne weiter.
FP Sign stellt für das digitale Unterzeichnen eine rechtssichere Infrastruktur bereit, die höchste Compliance-Anforderungen erfüllt und sich flexibel an bestehende Workflows anpasst:
Diese Vorteile beschleunigen nicht nur Ihre dokumentenbasierten Prozesse, sondern gewährleisten auch eine vollumfängliche Rechtssicherheit.
Einen kompakten Überblick über unsere Signaturlösung FP Sign finden Sie in unserem Flyer.
Die Inhalte auf dieser Seite dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine rechtliche Beratung dar. Für konkrete Anwendungsfälle empfehlen wir, professionellen Rechtsrat einzuholen.