Das Unterschreiben von Dokumenten gehört zum Alltag – im Beruf ebenso wie im privaten Umfeld. Doch was früher Papier, Drucker und Scanner erforderte, lässt sich heute deutlich einfacher lösen: Elektronische Signaturen ermöglichen es, Dokumente schnell und einfach zu unterzeichnen.
Die eIDAS-Verordnung unterscheidet dabei zwischen drei Signaturstufen: die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. Die drei Stufen unterscheiden sich durch ihre technischen Eigenschaften und Sicherheitsanforderungen. Wann die einfache elektronische Signatur (EES) sinnvoll ist und wie sicher sie ist, erfahren Sie in diesem Artikel.
Im Wesentlichen besteht eine einfache elektronische Signatur aus elektronischen Daten. Diese werden mit einem anderen Dokument verbunden, um die Absicht einer Unterschrift darzustellen. Dabei ist die EES die einfachste Art, digital zu unterschreiben. Sie erfordert keine technischen Voraussetzungen. Die einfache elektronische Signatur wird vor allem dann genutzt, wenn keine rechtlichen Anforderungen an die Unterschrift gestellt werden – zum Beispiel bei organisationsinternen Dokumenten, formlosen Schreiben oder E-Mails.
Die EES ist ist zwar einfach in ihrer Anwendung, jedoch bietet sie keinerlei Sicherheitsmerkmale, die die Integrität eines Dokuments gewährleisten. Für Dokumente mit Haftungsrisiko oder einem Formerfordernis ist sie deshalb nicht geeignet.
Da an die EES keine technischen Anforderungen, wie etwa eine Verschlüsselung, gestellt werden, erfordert das Erstellen keine besonderen Vorkenntnisse. Mit diesen Möglichkeiten kann eine einfache elektronische Signatur generiert werden:
Die einfache elektronische Signatur ist ein festgelegter Begriff, der in der Europäischen Union durch die eIDAS-Verordnung geregelt wird. Diese Verordnung legt fest, wie elektronische Signaturen genutzt werden dürfen und unterteilt sie in drei Sicherheitsstufen: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur.
Die EES ist die einfachste Variante, da sie keine speziellen Anforderungen hat. Das bedeutet, dass sie einfach umzusetzen ist, jedoch keine spezifischen Sicherheitsmerkmale wie eine Identitätsprüfung des Unterschreibenden enthält. Außerdem garantiert sie nicht die Integrität von Dokumenten. Das heißt, dass Dokumente nach der Signatur nachträglich geändert werden können, ohne dass dies zu erkennen ist.
Laut der eIDAS-Verordnung darf eine EES vor Gericht als Beweismittel vorgelegt werden. Sie darf nicht abgelehnt werden, nur weil sie elektronisch ist. Jedoch besitzt die einfache elektronischen Signatur im Vergleich zu den anderen Signaturstufen keine Beweiskraft, da sie nicht zeigt, wer genau das Dokument unterschrieben hat. Für Fälle, in denen eine klare Identifizierung der unterzeichnenden Person notwendig ist, Dokumente vor Veränderung geschützt werden sollen oder Dokumente besonderen rechtlichen Bestimmungen unterliegen – wie zum Beispiel das Schriftformerfordernis bei Arbeitsverträgen oder bestimmte behördliche Formulare – ist die fortgeschrittene oder die qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.
Die einfache elektronische Signatur macht das digitale Unterschreiben von Dokumenten schnell und unkompliziert. Doch wie jede Lösung hat auch sie ihre Stärken und Schwächen.
Vorteile der einfachen elektronischen Signatur
Nachteile der einfachen elektronischen Signatur
Die einfache elektronische Signatur ist eine praktische Lösung, um Dokumente schnell und ohne großen Aufwand digital zu unterschreiben. Allerdings ist bei digitalen Signaturen entscheidend, dass sie rechtskonform und sicher sind. Die EES ist zwar einfach in der Anwendung, verfügt jedoch über keine Sicherheitsfaktoren. Dadurch besitzt sie keine Beweiskraft und ist für Vertrags- und Freigabedokumente ungeeignet.
Lösungen wie FP Sign helfen dabei, die elektronischen Signaturen unkompliziert und rechtssicher in den Arbeitsalltag zu integrieren und so die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Mit FP Sign können Sie alle Signaturstufen einfach umsetzen. Für volle Beweiskraft und Integrität Ihrer Freigabe- und Vertragsdokumente empfehlen wir Ihnen, immer die fortgeschrittene elektronische Signatur zu verwenden. Durch ihre technischen Sicherheitskriterien erfüllt sie sämtliche Compliance-Vorgaben, und ist dank der intuitiven Benutzeroberfläche von FP Sign genauso einfach umzusetzen und sicherer als jede EES.